উপস্থিতি, ছুটি এবং বেতন একটি সিস্টেমে, এক অফিসের দল হোক বা এক ডজন দেশে ছড়িয়ে থাকা দল। প্রত্যেককে তার নিজস্ব মুদ্রায় বেতন দেওয়া ও হিসাব করা হয়, যেখানে তারা কাজ করে সেখানকার নিয়ম অনুযায়ী।
যেকোনো ব্রাউজারে চলে। ল্যাপটপ হোক বা ফোন, ইনস্টল করার কিছু নেই। মোবাইল অ্যাপ তৈরির কাজ চলছে।
USD
EUR
GBP
JPY
INR
PKR
BDT
AED
SAR
QAR
KWD
OMR
BHD
TRY
ZAR
KES
NGN
BRL
EGP
LKR
CNY
HKD
SGD
MYR
IDR
THB
PHP
AUD
NZD
CAD
CHF
SEK
ক্রেডিট কার্ড লাগবে না। একজন মানুষের সঙ্গে সত্যিকারের ওয়াকথ্রু, ভিডিও নয়।
পে-রোলে সপ্তাহ লাগে না কারণ অঙ্ক কঠিন। সপ্তাহ লাগে কারণ সংখ্যাগুলো তিন জায়গায় থাকে যেগুলোকে মেলাতে হয়।
তিনটি ফাইল, একজন মানুষ যাঁর সব নিয়ম মুখস্থ, আর একটি স্লিপ তৈরির আগেই মিলানোর পুরো এক সপ্তাহ।
রেকর্ডের একটিই সেট। অনুমোদিত ছুটি আগে থেকেই উপস্থিতিতে আছে; আর উপস্থিতি আগে থেকেই প্রদেয় দিন ঠিক করে।
বৈশিষ্ট্য নয়। বরং সেসব ফল যা আপনার অর্থ পরিচালক ও এইচআর দল দুজনেই টের পাবেন।
উপস্থিতির এক্সপোর্টকে ছুটির হিসাব ও পে-রোল শিটের সঙ্গে মেলাতে যে দিনগুলো যায়, সেগুলো দ্রুত হয় না। সেগুলো আর থাকেই না, কারণ তিনটিই একই রেকর্ড পড়ে। সেই সময় ফিরে যায় নিয়োগ, নতুন কর্মীর প্রস্তুতি আর যে কাজের জন্য এইচআর আছে সেখানে।
আর্থিক · প্রশাসনিক সময়ের বেতন খরচ ফিরে পাওয়াপে-রোল নিয়ে বেশিরভাগ তর্ক একটি অমিল থেকে আসে: উপস্থিতি এক কথা বলে, ছুটির হিসাব আরেক। অনুমোদিত ছুটি যখন নিজেই উপস্থিতিতে লেখা হয়, আর উপস্থিতি প্রদেয় দিন ঠিক করে, তখন একটিই বিবরণ থাকে আর তার পেছনে পুরো রেকর্ড।
ঝুঁকি · কম সংশোধন, কম অস্বস্তিকর কথাবার্তা«আমার ছুটির ব্যালান্স কত?» আর «মার্চের স্লিপটা আবার পাঠাতে পারবেন?», এমন বার্তা আসা বন্ধ হয়। কর্মীরা নিজেরাই উত্তর নেন, আর ম্যানেজাররা এইচআরকে ইমেইল না করে নিজেদের ড্যাশবোর্ড থেকে ছুটি অনুমোদন করেন।
মানুষ · কম বিঘ্ন, দ্রুত অনুমোদনকর্মীসংখ্যা, টার্নওভার, উপস্থিতির প্রবণতা, পরের মাসের বেতন বিল, প্রশ্ন করার সময়েই পাওয়া যায়, বৃহস্পতিবারের মধ্যে স্প্রেডশিটের প্রতিশ্রুতি নয়।
দক্ষতা · সিদ্ধান্ত, তথ্য জোগাড়ের কসরত ছাড়াইনিজের সংখ্যা দিন। আমরা আপনার ব্যবসা নিয়ে কিছুই ধরে নিইনি, এমনকি আমরা বাস্তবে কতটা কাজ আপনার কাছ থেকে নিতে পারি তাও নয়।
প্রতিটি মডিউল প্রতিটি কোম্পানির জন্য আলাদাভাবে চালু হয়, তাই কেউ এমন সুবিধার দাম দেয় না যা সে চায়ইনি, আর সেটির ভেতর দিয়েও যেতে হয় না।
যে ডিরেক্টরির সঙ্গে বাকি সব যুক্ত: প্রোফাইল, নথি, চুক্তি, টিম ও রিপোর্টিং লাইন, ভূমিকা অনুযায়ী প্রবেশাধিকারসহ।
দৈনিক শিট, শিফটের ধরন, ছাড়ের সময়, দেরি, আগে চলে যাওয়া ও ওভারটাইম, সব হিসাব করা হয়, হাতে গোনা হয় না।
প্রতিটি ছুটির ধরন নিজস্ব অধিকার ও যোগ্যতার নিয়মসহ, ম্যানেজার এরপর এইচআরের অনুমোদনে, আর ব্যালান্স সবসময় হালনাগাদ।
মাসিক পে-রোল, যেখানে আইনি কর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রয়োগ হয়, তারপর প্রত্যেক কর্মীর নিজস্ব পরিচয় নম্বর দিয়ে এনক্রিপ্ট করা স্লিপ।
প্রতি কর্মীর চিকিৎসা বাজেট, রসিদসহ দাবি জমা, আর এমন অনুমোদন যা সরাসরি ব্যালান্সে লেখা হয়।
অগ্রিমের আবেদন, অনুমোদন ও পরবর্তী পে-রোল থেকে স্বয়ংক্রিয় আদায়। আলাদা কোনো স্প্রেডশিট নয়।
ইনক্রিমেন্টের প্রস্তাব, বেতন সংশোধন, পদোন্নতি ও প্রবেশন নিশ্চিতকরণ, প্রতিটি তারিখসহ ইতিহাসে।
বিভাগীয় চ্যানেল ও সরাসরি বার্তা, স্পেস, চেকলিস্ট, মন্তব্য ও সংযুক্তিসহ একটি টাস্ক বোর্ড, এবং এমন ঘোষণা যা কে পড়েছে তা নথিভুক্ত করে।
আপনার নীতিমালার নথি, সঙ্গে এমন একটি সহকারী যা কর্মীদের প্রশ্নের উত্তর সেগুলো থেকেই দেয়, অনুমান থেকে নয়।
আপনার নীতিমালার নথি প্রয়োজনকর্মীসংখ্যা, টার্নওভার, উপস্থিতি ও পে-রোলের প্রবণতা। বোর্ড যেসব প্রশ্ন করে, কোনো এক্সপোর্ট ছাড়াই তার উত্তরসহ।
ZKTeco ডিভাইস উপস্থিতি সরাসরি পাঠায়। USB দিয়ে রপ্তানি নয়, মাসিক মেশিন লগের সঙ্গে মিলানোও নয়।
সামঞ্জস্যপূর্ণ হার্ডওয়্যার প্রয়োজনক্লায়েন্টকে তার প্ল্যান, সিট সংখ্যা ও চালান দেখায়, অথবা বন্ধ থাকে যখন আপনি অ্যাপের বাইরে বিল পাঠান।
নিচের প্রতিটি ধাপ কারও কিছু আবার টাইপ না করেই ঘটে। নিয়ম আপনার, হিসাব আমাদের।
স্প্রেডশিট আর কাগজের উপস্থিতির খরচ বাজেটের কোনো খাতে দেখা যায় না। তা ঘণ্টা, সংশোধন ও বিরোধ হিসেবে সামনে আসে। গবেষণা যা বলে তা এই।
এইচআর ও পে-রোল প্রশাসকের সময়ের গড় প্রত্যক্ষ খরচ। অসুস্থতার ছুটি লেখা না হলে $705, আর W-4 সেটআপের ভুলে $539।
Ernst & Young-এর গবেষণাসংগ্রহ, তথ্য এন্ট্রি, যাচাই ও অনুমোদনের ধারা, প্রতিটি শিটের জন্য, প্রতিবার। ১০০ কর্মীতে এটি প্রতি মাসে একটি কর্মসপ্তাহ হয়ে দাঁড়ায়।
American Payroll Associationপ্রতি একশ লেনদেনে দুই থেকে পাঁচটি ভুল। আর হাতে করা উপস্থিতি শিট প্রায় প্রতি তৃতীয় পে-রোলে একটি ভুল তৈরি করে।
খাতভিত্তিক ত্রুটির হার বিশ্লেষণএকটি বাদ পড়া ক্লক-ইন সংশোধনের শৃঙ্খল হয়ে যায়: উপস্থিতি শিট, তারপর ওভারটাইমের হিসাব, তারপর বেতন স্লিপ।
পে-রোল ত্রুটির ধারাবাহিকতা নিয়ে গবেষণাএগুলো খাতের সংখ্যা, আমাদের নয়। আপনার সংখ্যা জানার কোনো উপায় আমাদের নেই। নিজের সংখ্যা ক্যালকুলেটরে দিন আর সেটি সরাসরি বলে দেবে আপনার আকারে Work Mint নিজের খরচ তুলতে পারে কি না। কখনো পারে না।
বেশিরভাগ এইচআর সিস্টেম একটি দেশ, একটি মুদ্রা ও কাজের একটিই ধরন ধরে নেয়। এগুলো আমরা করি কারণ আমাদের গ্রাহকদের সত্যিই এগুলো দরকার ছিল।
একটি পে-রোল, কয়েকটি দেশে কর্মী, প্রত্যেকে নিজের মুদ্রায় আপনার নির্ধারিত হারে বেতন পান। রিপোর্টিং আবার একটি মোটে এসে দাঁড়ায়।
প্রতিটি বেতন স্লিপের PDF কর্মীর নিজের পরিচয় নম্বর থেকে তৈরি পাসওয়ার্ডে এনক্রিপ্ট করা। ফরওয়ার্ড করা ফাইল যিনি পান তাঁর কোনো কাজে আসে না।
ZKTeco বায়োমেট্রিক ডিভাইস উপস্থিতি সরাসরি পাঠায়। USB রপ্তানি নয়, মাসে একবার মেশিন লগ স্প্রেডশিটে মিলানোও নয়।
উপস্থিতি, ছুটি, পে-রোল, ওপিডি, অগ্রিম, ইনক্রিমেন্ট, নীতিমালা, বিশ্লেষণ, সব প্রতিটি কোম্পানির জন্য আলাদাভাবে চালু হয়। কেউ এমন মডিউলের দাম দেয় না বা সেগুলোর ভেতর দিয়ে যায় না যা সে চায়ইনি।
কর্মীরা আবেদন করেন ও ব্যালান্স দেখেন। ম্যানেজাররা কেবল নিজের টিমের জন্য অনুমোদন দেন। এইচআর সবকিছু দেখে। ইমেইলের সারি নেই, পিছনে ছোটাও নেই।
প্রতিটি কোম্পানির রেকর্ড ডেটাবেস স্তরে আলাদা, কারও মনে থাকা কোনো ফিল্টার দিয়ে নয়। প্রতি রাতে ব্যাকআপ, আর পুনরুদ্ধার পরীক্ষিত।
উপস্থিতি মিলানো, পে-রোল তৈরি, অনুমোদনের পিছনে ছোটা, আর স্লিপ ও ব্যালান্স সংক্রান্ত প্রশ্নের উত্তর দেওয়া।
ম্যানেজাররা ইমেইলে ছুটি অনুমোদন করেন, আর কর্মীরা ব্যালান্স বা পুরোনো স্লিপের জন্য এইচআরের অপেক্ষায় থাকেন। দুটোই স্ব-সেবা হয়ে যায়।
এই কাজ যাঁরা করেন তাঁদের সম্পূর্ণ ঘণ্টাপ্রতি খরচ, আপনার নিজস্ব মুদ্রায়।
এটি আপনার অনুমান, আমাদের নয়। উপস্থিতি, ছুটি ও পে-রোলের মধ্যে মিলানো একেবারে শেষ হয়ে যায়; পর্যালোচনা ও অনুমোদনে সময় তবুও লাগে।
এইচআর দল প্রতি মাসে যে কাজ আসলে করে, তার চারপাশে গড়া।
দৈনিক উপস্থিতি, শিফট, দেরিতে আসা ও আগে চলে যাওয়া। যেসব অফিস বায়োমেট্রিক ডিভাইস ব্যবহার করে, তাদের জন্য সমর্থন আগে থেকেই আছে।
বার্ষিক, নৈমিত্তিক, অসুস্থতা, মাতৃত্ব ও বাসা থেকে কাজ, প্রতিটির নিজস্ব যোগ্যতার নিয়ম ও বরাদ্দ, ম্যানেজার এরপর এইচআর, দুই ধাপের অনুমোদনের মাধ্যমে।
প্রতি মাসে পে-রোল চালান, ট্যাক্স স্ল্যাব, EOBI, প্রভিডেন্ট ফান্ড ও আইনি কর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রয়োগ হোক, তারপর প্রত্যেক কর্মীকে বেতন স্লিপ ইমেইল করুন।
বিশ্বের যেকোনো জায়গায় কর্মীদের তাদের নিজস্ব মুদ্রায় বেতন দিন, তা USD হোক, EUR, GBP, AED, INR, PKR বা অন্য কিছু, আর তবুও একটি সমন্বিত মোট দেখুন যা আপনার নির্ধারিত হারে রূপান্তরিত হয়।
ট্যাক্স স্ল্যাব, সামাজিক নিরাপত্তা, পেনশন ও প্রভিডেন্ট ফান্ডের চাঁদা এবং ছুটির অধিকার সবই কনফিগার করা যায়, যাতে পে-রোল সেই নিয়ম মানে যেখানে আপনার লোকজন আসলে কাজ করে।
কর্মীসংখ্যা, টার্নওভার, উপস্থিতির প্রবণতা, বেতনের পূর্বাভাস ও কর্মীবাহিনীর গঠন। যেসব সংখ্যা ব্যবস্থাপনা আসলে চায়।
কর্মীরা নিজেরাই উপস্থিতি দেন, ছুটির আবেদন করেন ও বেতন স্লিপ ডাউনলোড করেন, আর ম্যানেজাররা নিজেদের ড্যাশবোর্ড থেকে অনুমোদন দেন।
প্রতিটি বিভাগের জন্য একটি চ্যানেল, সরাসরি বার্তা, আর পাশেই একটি টাস্ক বোর্ড। কোনো বার্তা নতুন করে না লিখেই কাজে পরিণত করুন, কাজ স্পেসে সাজান, আর এমন ঘোষণা দিন যা সবাইকে স্বীকার করতে হয়।
যোগ দেওয়ার পর থেকে প্রত্যেকে কতদূর এগিয়েছেন, তা চাকরির মেয়াদ, পদোন্নতি, বেতন বৃদ্ধি, উপস্থিতি ও সম্পন্ন কাজ থেকে নেওয়া। এটি কাউকে দেখার তাগিদ, কখনোই মূল্যায়ন নয়।
প্রতিটি ছুটির ধরন নিজের যোগ্যতা, বরাদ্দ ও অনুমোদনের পথ নিয়ে আসে। আবেদন আগে ম্যানেজারের কাছে যায়, তারপর এইচআরের কাছে। আর অনুমোদিত হওয়া মাত্র তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপস্থিতিতে চলে যায়।
আপনার টিমকে বিশ্বের যেকোনো জায়গায় সেই মুদ্রাতেই বেতন দিন যাতে তাঁরা আসলে পান, আর তবুও ব্যবস্থাপনাকে একটিই সংখ্যা দিন, যা আপনার নির্ধারিত হারে বদলায়, চোখের সামনে সরতে থাকা কোনো লাইভ ফিডে নয়।
একটিই পে-রোল যা ভিন্ন দেশে, ভিন্ন চুক্তিতে, ভিন্ন মুদ্রায় থাকা মানুষদের সামলায়, আর প্রত্যেকের ওপর তার স্থানীয় নিয়ম প্রয়োগ করে।
মুদ্রা কোনো নির্দিষ্ট তালিকা নয়। যেকোনো ISO কোড সেই বিনিময় হারে যোগ করুন যাতে আপনি রিপোর্ট করতে চান, আর প্রত্যেক কর্মীকে তাঁর মুদ্রায় বেতন দিন, যখন ব্যবস্থাপনা একটি সমন্বিত সংখ্যা দেখে।
আয়কর স্ল্যাব, সামাজিক নিরাপত্তা, পেনশন ও প্রভিডেন্ট ফান্ডের চাঁদা, আইনি ছুটির অধিকার ও সাপ্তাহিক কাজের ধরন সবই প্রতিটি প্রতিষ্ঠান অনুযায়ী ঠিক হয়, যাতে পে-রোল সেই আইন মানে যেখানে প্রত্যেকে আসলে কাজ করে।
নতুন দেশ? আমরা শুরুর সেটআপে আপনার সঙ্গে বসে ট্যাক্স স্ল্যাব, চাঁদার হার ও ছুটির নিয়ম ঠিক করি, যাতে প্রথম পে-রোলটি প্রায় ঠিক নয়, বরং ঠিক হয়।
প্রত্যেকে তা-ই দেখে যা তার দরকার, আর যা দেখা উচিত নয় তা দেখে না।
স্লিপ তৈরি করুন, পর্যালোচনা করুন, অনুমোদন দিন ও ইমেইল করুন, আইনি কর্তন আগে থেকেই প্রয়োগ করা।
কর্মীসংখ্যা, টার্নওভার, উপস্থিতির প্রবণতা ও গঠন, কিছু এক্সপোর্ট না করেই।
ছুটির নীতি, শিফট, কর বছর ও কর্তনের হার আপনার বাস্তব পদ্ধতির সঙ্গে মিলিয়ে সাজানো।
আপনার টিমের ছুটির আবেদন একটিই সারিতে, তাঁদের ব্যালান্স ও উপস্থিতিসহ।
আজ আপনার টিমের উপস্থিতি, আর কে দেরি করেছেন, অনুপস্থিত বা বাসা থেকে কাজ করছেন।
উপস্থিতি আপনার ঠিক করা সীমার নিচে নামলে টিমের সদস্যরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে চিহ্নিত হন।
পোর্টাল থেকে আসা-যাওয়া লিখুন, বা বায়োমেট্রিক ডিভাইসকে করতে দিন।
আবেদনের আগে নিজের ব্যালান্স দেখুন, তারপর অনুমোদন পর্যন্ত আবেদনের অবস্থা জানুন।
প্রতিটি স্লিপ, যেকোনো সময় ডাউনলোডের জন্য। গত মার্চের জন্য এইচআরকে ইমেইল করার দরকার নেই।
আমরা এখন আমাদের প্রথম গ্রাহকদের যুক্ত করছি। এই পাতায় কোনো লোগো নেই, কারণ এখনো কাউকে রাখার মতো অবস্থা হয়নি।
না। বেতনের তথ্য কেবল এইচআর ও অনুমোদিত ব্যক্তিরা দেখতে পান। কর্মী কেবল নিজের স্লিপ দেখেন, আর কিছু নয়।
হ্যাঁ। একই পে-রোলে প্রত্যেক কর্মী নিজের মুদ্রায় বেতন পান, আর আপনি একটি সমন্বিত মোট পান যা আপনার নির্ধারিত হারে রূপান্তরিত হয়। মুদ্রা কোনো নির্দিষ্ট তালিকা নয়, যেকোনো কোড যোগ করা যায়।
আয়কর স্ল্যাব, সামাজিক নিরাপত্তা, পেনশন ও প্রভিডেন্ট ফান্ডের চাঁদা এবং আইনি ছুটি সবই প্রতিটি প্রতিষ্ঠান ও অর্থবছর অনুযায়ী কনফিগার করা যায়, যাতে সিস্টেম আপনার স্থানীয় নিয়ম মানে। আমরা এগুলো শুরুর সেটআপে আপনার সঙ্গে বসে ঠিক করি, কোনো একটি দেশের ডিফল্ট ধরে নিই না।
হ্যাঁ। কর্মীর রেকর্ড, বেতন কাঠামো ও উপস্থিতির ইতিহাস শুরুর সেটআপের সময় স্প্রেডশিট থেকে আমদানি করা যায়।
ম্যানচেস্টার, যুক্তরাজ্যের একটি নিবেদিত সার্ভারে। যুক্তরাজ্য ইউরোপীয় ইউনিয়নের সঙ্গে ডেটা পর্যাপ্ততার স্বীকৃতি পেয়েছে, তাই ইইউ থেকে স্থানান্তর বৈধ। পাঠানোর সময় TLS দিয়ে এনক্রিপ্টেড, আর প্রতি রাতে ব্যাকআপ।
হ্যাঁ। ZKTeco ডিভাইস উপস্থিতি সরাসরি Work Mint-এ পাঠায়, তাই হাতে রপ্তানি-আমদানির ধাপ থাকে না।
এইচআর, উপস্থিতি ও পে-রোল নিয়ে ব্যবহারিক টুকরো লেখা।
There is no EU payroll. The union sets floors; working time, written terms, data protection, and each member state writes the law …
আরও পড়ুন →Running US payroll for the first time is less about calculating pay than knowing which rules apply. Federal, state and local requirements …
আরও পড়ুন →WPS is not a payroll feature. It is a monthly filing obligation with a file format, a deadline, and consequences for missing …
আরও পড়ুন →আপনার নিজস্ব ওয়ার্কস্পেস, প্রায় দশ সেকেন্ডে প্রস্তুত, নমুনা কর্মী ও এক মাসের হাজিরা আগে থেকেই এতে রয়েছে। কিছু ইনস্টল করার দরকার নেই, কার্ডেরও নয়।
